問い合わせフォーム営業の正しいやり方と反響を高めるコツを徹底解説

問い合わせフォーム営業を取り入れている企業が増えています。しかし、どのようなメッセージを送るべきなのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、正しい問い合わせフォーム営業のやり方や、成功させるコツを解説します。問い合わせフォーム営業の詳しい内容も紹介するので、参考にしてみてください。

問い合わせフォーム営業とは

企業のホームページにある問い合わせフォームからメッセージを送り、営業のアプローチを行うことを、問い合わせフォーム営業といいます。

問い合わせフォーム営業で利用するのは、主に総合窓口と呼ばれる問い合わせフォームです。問い合わせフォームに送信されたものは、企業が内容を確認し、担当部門や担当者に振り分けられます。そして、必要に応じて返信がくるという流れになるでしょう。

この流れを利用し、見込み顧客へ営業のアプローチをしていくのです。問い合わせフォーム営業の特徴は、面識がなく、メールアドレスなどの連絡先を知らなくても営業のアプローチができるところです。

認知を拡大させたい企業や、アプローチの数を増やすことで成長につながる企業に向いている方法といえるでしょう。

問い合わせフォーム営業のメリット・デメリット

お問い合わせフォームの営業には、さまざまなメリットがあります。
・閲覧される確率が高い
・たくさんの企業へのアプローチが可能
・確率の高い営業活動につながる

また、メリットだけでなく、注意すべきデメリットもあります。
・返信率が高くない
・良くない印象を持たれる可能性がある
・メールの入力や送信に時間を要する

ここでは、それぞれのメリット、デメリットについて解説していきます。

メリット

・閲覧される確率が高い
問い合わせフォーム営業のメリットには、閲覧される確率が高い点があります。問い合わせフォームに届くメールの内容は、顧客からの大切なご意見であるため、ほぼ確実に担当者は確認します。そのため、メールの内容を伝えるのは比較的容易であるといえます。

・多数の企業へアプローチが可能
担当者の個人メールなど、連絡先を知らない企業が相手でも、アプローチできる点がメリットです。メール営業の場合、相手側のメールアドレスがわからないと、連絡をとることもできません。

しかし、問い合わせフォームからの営業なら、ホームページ上に問い合わせフォームが用意されている企業であれば、メールを送ることができます。

また、ホームページに問い合わせフォームがある企業は多いため、たくさんの企業へアプローチすることが可能です。

・確率の高い営業活動につながる
問い合わせフォームには、顧客からの要望やさまざまな相談などが届きます。顧客が求めていることやクレームなどは、企業にとって重要な内容が多いため、問い合わせフォームの対応には、管理者などが当たる場合が多くあります。

管理者や決裁者の目に留まれば、自社のサービスや商品などに興味を持ってもらえる機会が増えます。さらにメールの返信をもらえれば、より成功する確率が高いといえるでしょう。

デメリット

・返信率が高くない
問い合わせフォームからの営業メールは、閲覧してもらえる可能性が高いですが、必ずしも返信があるわけではないのがデメリットです。

そのため、問い合わせフォーム営業を成功させるためには、たくさんの営業リストが必要です。1,000件ほどのメールを送るつもりで営業を行う必要があります。

・良くない印象を持たれる可能性がある
問い合わせフォーム営業は、方法を間違えるとクレームや良くない印象を与えることになりかねません。面識もない相手からの突然の営業メールには、警戒されることもあります。

「営業メールお断り」の記載があったり、相手企業に関係のない営業をしたりなどということは、相手の印象を悪くしてしまうため、控えたほうがいいでしょう。

・メールの入力や送信に時間を要する
問い合わせフォーム営業では、企業ごとにそれぞれ営業メールを送信する必要があり、手間も時間もかかるところがデメリットといえます。

通常の営業メールであれば、メーリングリストなどを使用し、一斉送信をすることも可能ですが、問い合わせフォームでは一つひとつ手入力しなければなりません。問い合わせフォームの制限文字数や入力項目は、企業ごとにさまざまなので、対応に手間も時間もかかるのです。

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問い合わせフォーム営業の正しいやり方

問い合わせフォーム営業をするためには、正しいやり方でなくてはいけません。実施するための手順を紹介します。

ターゲットとする企業リストを作成する

営業のターゲットとする企業のリストを作成します。先に問い合わせフォームを設けている企業を調べるのは効率が悪いため、まずは事前にリストを作成する必要があります。問い合わせフォームを設けている企業を探すことも重要ですが、業種や会社の規模などのターゲットとする顧客層を探していくようにしましょう。

送信する内容を決める

企業リストが完成しましたら、送信する内容を決めましょう。すぐに問い合わせフォームに入力するのではなく、事前に内容を決めておくことが重要です。送信する企業によって内容を変えていくことも必要ですが、まずは共通する大まかな内容を、フォーマットとして作成しておくのです。

入力と送信をする

実際に問い合わせフォームに入力し、送信しましょう。送信する前に、自社の情報が記載されているのか、宛先に間違いはないのかなど、しっかりチェックすることが重要です。企業ごとに内容を変える場合は、変更されているのか必ず確認しましょう。とくに、コピー＆ペーストをして送信する場合には注意が必要です。

返信があった場合に対応する

送信した企業から返信がくるのを待ちます。返信がきた場合には、できるだけ早く対応するようにしましょう。商談の調整や、具体的な予算や納期などを確認することで、効果を高められるのです。また、あらかじめ返信がきた際の対応の仕方を決めておくと、スムーズに進められるでしょう。

問い合わせフォームの例文

よくある失敗例

お問い合わせフォームには、正しい書き方と間違った書き方があります。例文を紹介する前に、よくある失敗例について解説します。

【伝わりにくい件名・本文】
たとえば「件名：どういうことですか？」「本文：何度文章を入力してもエラーになってしまい使えません」だとしましょう。とくにクレームの問い合わせにありがちで、感情のままメールを送ってしまうため、このように伝わりにくい文章になってしまいます。

何に対しての問い合わせなのか、きちんと明確にしておかないと、何通もやり取りをすることになります。短時間で問題を解決するには、件名をひと目見ただけでどんな問い合わせなのか、分かるようにメールを作りましょう。

正しい書き方の例

問い合わせフォームの正しい書き方の例を紹介します。

【具体性のある文章】
先ほどの例文を参考に文章を作成すると、件名には問い合わせに関する内容を入力します。

たとえば「貴社製品▲▲に関する問い合わせ」というように書きます。件名を見ただけで、何に対する問い合わせなのか瞬時に判断できるからです。本文は、冒頭にいつもお世話になっていることと、自身の名前を名乗りましょう。

例：いつもお世話になっております。株式会社〇〇　▲▲です。

このあと、問い合わせをしたい内容について書いていきます。購入日・ユーザー名・ユーザーIDが分かっているとよりスムーズに対応してもらえるでしょう。

【言葉をていねいに書く】
問い合わせメールは、言葉使いもとても重要なポイントです。「よくある失敗例」のように、感情のまま文章にぶつけてしまうことだけは、絶対に避けてください。たとえ相手方の不備であっても、ていねいな文章を心がけるようにしましょう。

最後に「以上、ご回答いただけますようよろしくお願いいたします」と、明記しておくとより好印象です。

【メール作成に役立つ5W1H】
5W1Hとは、だれか（Who）・いつ（When）・どこで（Where）・なにを（What）・なぜ（Why）・どのように（How）を意味します。

ビジネス用語のひとつになり、伝えたい情報を分かりやすく文章にまとめることができます。問い合わせメールの内容で悩んだときは、ぜひ参考にしてみてください。

注意したい点

具体性のある文章やていねいな言葉以外にも、メールを送る際は基本的なマナーをしっかりおさえておく必要があります。たとえば、短すぎる文章・誹謗中傷・名前を名乗らないなどです。

分かりやすく短い文章で送ることはとても大切ですが、だからといって1行だけの文章は、伝わりにくくマイナスになります。「よくある失敗例」でもお伝えしたように、何に対しての問い合わせなのか、簡潔かつ分かりやすい文章で書くことがポイントです。

最低限のマナーを守って正しい文章・分かりやすい文章を作るようにしましょう。

問い合わせが複数の場合

複数の問い合わせは、箇条書きにすると伝わりやすくなります。「下記の内容について確認したいと存じます」と付け加えておくとさらによいでしょう。

例：
〇〇・・・・
▲▲・・・・

最後は「ご回答よろしくお願いいたします」と書いて締めます。

メール内容が不十分だと、やり取りが増え、とても大変です。作り終わった文章を一度確認し、回答ができる内容になっていると、判断してから送信ボタンを押すようにしましょう。

問い合わせフォーム営業を成功させるコツ

問い合わせフォーム営業を成功させるためには、いくつかコツがあります。反響を高め成功させるコツを紹介するので、参考にしてください。

相手に不信感を与えないようにする

ビジネスの場面で、唐突に声をかけてしまうと相手に不信感を覚えてしまうかもしれません。そのため、問い合わせフォームであっても、どこで企業を知ったのか明示することが大切なのです。ホームページを見て連絡したというように伝えることで、相手に不信感を与えずに営業できるでしょう。

役立つ内容で興味をもってもらう

一般的に、ホームページにお問い合わせフォームを設置している目的は、サービス改善のためにユーザーの意見を獲得することです。そのため、興味をもってもらうためには、送信先の企業にとって有益な内容を記載することが大切です。自社サービスのメリットだけでなく、なにを支援できるのか具体的に伝えるようにしましょう。

返信しやすいような内容にする

自社のサービスが送信先の企業のニーズと合っていたとしても、いきなり商談の日程を組むようなことをすると、抵抗されてしまう可能性があるでしょう。いきなり商品を売り込んだり契約を依頼したりすることは避けたほうがよいでしょう。

コツは、資料請求や試供品の利用などをすすめることです。そのほうが、営業先が検討する項目が減るため、返信するハードルが下がるのです。資料請求や試供品で実際の商品を見てもらうことで、自社のサービスを知ってもらえることが期待できるでしょう。

件名に注意する

読む人が最初に目にするのは件名です。件名の一文だけで、自分にとって必要なのか不必要なのか、瞬時に判断する傾向にあります。件名が、相手にとってメリットがあるのかどうか明確であれば、開封率も上がるでしょう。さらに、商談へとつながりやすくなるのです。

まとめ

お問い合わせフォーム営業の正しいやり方や、成功させるコツを紹介しました。お問い合わせフォーム営業をする際には、相手に不信感を与えないように注意することや、興味をもってもらえる内容にすることが大切です。

送信先の企業にとって有益な情報を提示することで、一度会ってみたい、サービスを利用してみたいという気持ちをもってもらえるのです。また、相手が返しやすいような内容にすることで、返信率を高められるでしょう。

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